Optima-CRM
Makler-CRM mit ERP-Anbindung für größere Büros
Optima-CRM ist eine umfassende Immobilien-CRM-Plattform der OptimaSys Group mit Sitz in Marbella (Spanien), die international vermarktet wird und auch in deutscher Sprache verfügbar ist. Die cloudbasierte Lösung deckt deutlich mehr ab als klassisches Kontaktmanagement: Sie verbindet CRM, Objektverwaltung, MLS, Website-Erstellung und betriebswirtschaftliche Funktionen wie Rechnungsstellung in einem System und geht damit in Richtung einer ERP-artigen Komplettlösung für Maklerunternehmen.
Die Plattform verwaltet alle Objektarten – Wohnen, Gewerbe, Industrie, Grundstücke bis hin zu Booten und Liegeplätzen – und unterstützt neben dem Verkauf auch sämtliche Vermietungsformen, inklusive eines eigenen Ferienvermietungsmoduls mit Buchungs-, Reinigungs- und Wartungsverwaltung. Elf Sprachen, eine WhatsApp-Business-Integration, KI-gestützte Textgenerierung für Objekttitel und -beschreibungen sowie Workflow-Automatisierung mit Aktivitätssequenzen gehören zum Standardumfang.
Für größere Organisationen interessant sind das private und öffentliche MLS mit steuerbaren Freigaben, die Multi-Office- und Franchise-Fähigkeiten mit bürobezogenen Zugriffsrechten sowie Echtzeit-Reporting und Rechnungsverwaltung über mehrere Standorte hinweg. Der Anbieter hat nach eigenen Angaben über 500 individuelle Makler-Websites umgesetzt, die eng mit dem CRM verzahnt sind.
Das Preismodell ist auf Teams ausgelegt: Lizenzen beginnen bei 856,80 € pro Jahr und Lizenz bei einer Mindestabnahme von zwei Lizenzen; ein Block mit bis zu fünf Nutzern startet bei 2.772 € pro Jahr. Alle Module sind im Preis enthalten, ebenso Datenübernahme und Schulung; Einrichtungskosten fallen laut Anbieter nicht an. Optima-CRM richtet sich vor allem an größere Maklerbüros, Multi-Office-Strukturen und international arbeitende Agenturen – im deutschen Markt ist der Anbieter allerdings weniger verbreitet als heimische Lösungen.
Funktionen von Optima-CRM
- CRM und Objektverwaltung für alle Objektarten (Wohnen, Gewerbe, Industrie, Grundstücke, Boote)
- MLS-Funktionen (privat und öffentlich) mit steuerbaren Freigaben
- Ferienvermietungsmodul mit Buchungs-, Reinigungs- und Wartungsverwaltung
- WhatsApp-Business-Integration (zentral oder je Büro)
- KI-gestützte Textgenerierung für Exposés (OpenAI/ChatGPT)
- Elf Sprachen und integrierte Übersetzungsfunktionen
- Workflow-Automatisierung mit Aktivitätssequenzen
- Rechnungsverwaltung und Echtzeit-Reporting über mehrere Büros
- Multi-Office- und Franchise-Verwaltung mit Zugriffssteuerung
- Individuelle, CRM-integrierte Makler-Websites
Für wen ist Optima-CRM?
Größere Maklerbüros, Multi-Office- und Franchise-Unternehmen sowie international ausgerichtete Agenturen, die CRM, MLS, Websites und Abrechnung in einer Plattform bündeln wollen.
Preise
ab 856,80 €/Jahr pro Lizenz (Mindestabnahme 2 Lizenzen)
Vor- und Nachteile
- Sehr breiter Funktionsumfang inklusive MLS, Ferienvermietung und Rechnungswesen
- Alle Module im Lizenzpreis enthalten, keine Einrichtungskosten
- Stark bei Multi-Office-, Franchise- und internationalen Strukturen
- Elf Sprachen und WhatsApp-Integration für internationale Kundschaft
- Mindestabnahme von zwei Lizenzen – für Einzelmakler vergleichsweise teuer
- Anbieter mit Fokus auf Spanien und internationale Märkte; deutsche Portalanbindungen vorab prüfen
- Großer Funktionsumfang erfordert spürbare Einarbeitungszeit
Kategorien
Häufige Fragen zu Optima-CRM
Was kostet Optima-CRM?
Eine Einzellizenz kostet ab 856,80 € pro Jahr, wobei mindestens zwei Lizenzen abgenommen werden müssen; ein Block mit bis zu fünf Nutzern beginnt bei 2.772 € pro Jahr (Stand: Juli 2026). Alle Module, unbegrenzte Objektimporte, Datenübernahme und Schulung sind enthalten, Einrichtungskosten fallen laut Anbieter nicht an. Individuelle Angebote je nach Nutzerzahl erstellt der Hersteller auf Anfrage.
Für wen eignet sich Optima-CRM?
Optima-CRM eignet sich vor allem für größere Maklerbüros, Multi-Office-Unternehmen, Franchise-Strukturen und international arbeitende Agenturen, die neben dem CRM auch MLS, Websites und Rechnungswesen aus einer Hand wollen. Für Einzelmakler ist die Lösung wegen der Mindestabnahme von zwei Lizenzen und des breiten Funktionsumfangs meist überdimensioniert.
Welche Schnittstellen bietet Optima-CRM?
Optima-CRM bietet unter anderem eine WhatsApp-Business-Integration, KI-Anbindung an OpenAI/ChatGPT für Textgenerierung, Übersetzungsfunktionen sowie ein privates und öffentliches MLS zum Objektaustausch. Die eigenen Makler-Websites sind direkt mit dem CRM verzahnt. Welche deutschen Immobilienportale im Einzelnen angebunden sind, sollten Interessenten vor Vertragsabschluss beim Anbieter erfragen.
Gibt es eine kostenlose Testversion von Optima-CRM?
Eine öffentlich buchbare Testversion bietet der Hersteller nicht an. Interessenten können stattdessen eine individuelle Demo vereinbaren und einen Preisleitfaden anfordern. Die Konditionen werden je nach Modulen und Nutzerzahl individuell kalkuliert.
Unterstützt Optima-CRM auch Ferienvermietung?
Ja, Optima-CRM enthält ein eigenes Ferienvermietungsmodul mit Buchungsverwaltung sowie Funktionen für Reinigung und Instandhaltung. Damit lassen sich Verkauf, Langzeitvermietung und Kurzzeitvermietung in einem System abwickeln, was die Lösung für Agenturen in Ferienregionen interessant macht.
Sind Sie Anbieter dieses Tools?
Erhöhen Sie Ihre Sichtbarkeit mit einem Featured-Listing. Tausende Immobilienprofis suchen monatlich nach Lösungen wie Ihrer.
Listing beanspruchen