Optima-CRM vs. Propstack

Optima-CRM ist eine umfassende Immobilien-CRM-Plattform der OptimaSys Group mit Sitz in Marbella (Spanien), die international vermarktet wird und auch in deutscher Sprache verfügbar ist. Die cloudbasierte Lösung deckt deutlich mehr ab als klassisches Kontaktmanagement: Sie verbindet CRM, Objektverwaltung, MLS, Website-Erstellung und betriebswirtschaftliche Funktionen wie Rechnungsstellung in einem System und geht damit in Richtung einer ERP-artigen Komplettlösung für Maklerunternehmen.

Die Plattform verwaltet alle Objektarten – Wohnen, Gewerbe, Industrie, Grundstücke bis hin zu Booten und Liegeplätzen – und unterstützt neben dem Verkauf auch sämtliche Vermietungsformen, inklusive eines eigenen Ferienvermietungsmoduls mit Buchungs-, Reinigungs- und Wartungsverwaltung. Elf Sprachen, eine WhatsApp-Business-Integration, KI-gestützte Textgenerierung für Objekttitel und -beschreibungen sowie Workflow-Automatisierung mit Aktivitätssequenzen gehören zum Standardumfang.

Für größere Organisationen interessant sind das private und öffentliche MLS mit steuerbaren Freigaben, die Multi-Office- und Franchise-Fähigkeiten mit bürobezogenen Zugriffsrechten sowie Echtzeit-Reporting und Rechnungsverwaltung über mehrere Standorte hinweg. Der Anbieter hat nach eigenen Angaben über 500 individuelle Makler-Websites umgesetzt, die eng mit dem CRM verzahnt sind.

Das Preismodell ist auf Teams ausgelegt: Lizenzen beginnen bei 856,80 € pro Jahr und Lizenz bei einer Mindestabnahme von zwei Lizenzen; ein Block mit bis zu fünf Nutzern startet bei 2.772 € pro Jahr. Alle Module sind im Preis enthalten, ebenso Datenübernahme und Schulung; Einrichtungskosten fallen laut Anbieter nicht an. Optima-CRM richtet sich vor allem an größere Maklerbüros, Multi-Office-Strukturen und international arbeitende Agenturen – im deutschen Markt ist der Anbieter allerdings weniger verbreitet als heimische Lösungen.

Propstack ist ein cloudbasiertes CRM für Immobilienmakler, das seit der Übernahme durch Scout24 zur Unternehmensgruppe des ImmoScout24-Betreibers gehört. Die Software positioniert sich als moderne Alternative zu etablierten Maklerprogrammen und setzt auf eine aufgeräumte Oberfläche, tiefe E-Mail-Integration und offene Schnittstellen.

Kern der Software sind Objekt- und Kontaktverwaltung, ein integriertes E-Mail-Postfach mit automatischer Zuordnung zu Kontakten und Objekten, konfigurierbare Deal-Pipelines sowie ein Anfragenmanager, der Portalanfragen automatisiert verarbeitet und mit Exposés beantwortet. Workflows und Automatisierungen reduzieren manuelle Routineaufgaben, etwa bei der Anfragebearbeitung oder Terminkoordination.

Propstack richtet sich stärker als viele Wettbewerber an professionell aufgestellte Maklerunternehmen und Teams, die Wert auf Prozessautomatisierung und Auswertbarkeit legen. Über die REST-API lassen sich eigene Anwendungen, Websites und Drittanbieter-Tools anbinden; im Standardpaket sind unter anderem Sprengnetter-Marktwertanalysen und eine mobile App enthalten.

Im Markt gilt Propstack als technisch moderne, wachstumsstarke Lösung, die insbesondere bei jüngeren und digital orientierten Maklerunternehmen Anklang findet. Durch die Zugehörigkeit zu Scout24 ist eine enge Verzahnung mit dem ImmoScout24-Ökosystem zu erwarten, was je nach Sichtweise als Vorteil oder als Abhängigkeit bewertet wird.