onOffice enterprise vs. Optima-CRM

onOffice enterprise ist eine webbasierte Maklersoftware der onOffice GmbH aus Aachen und zählt zu den marktführenden CRM-Systemen für Immobilienmakler im deutschsprachigen Raum. Die Software läuft vollständig im Browser, wird auf Servern in Deutschland gehostet und richtet sich an Maklerbüros jeder Größe – vom Einzelmakler bis zum Franchise-Netzwerk mit hunderten Nutzern.

Funktional deckt onOffice enterprise den gesamten Vermarktungsprozess ab: Objekt- und Adressverwaltung, automatischer Portalexport, Exposé-Erstellung, E-Mail-Client mit Immobilienbezug, Terminverwaltung sowie Prozessautomatisierung über einen eigenen Prozessmanager. Über den onOffice Marketplace lassen sich Drittanbieter-Dienste wie Bewertungstools, virtuelle Rundgänge oder Bonitätsprüfungen direkt in die Software integrieren. Ergänzend bietet onOffice Maklerwebsites, eine App für die Objektaufnahme und Statistik-Werkzeuge.

Die Software wird in den Editionen enterprise pro, enterprise all-in und enterprise expert angeboten, die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Datenschutz und Informationssicherheit sind zentrale Verkaufsargumente: onOffice betreibt eigene Rechenzentren in Deutschland und ist nach ISO 27001 zertifiziert.

Im Markt gilt onOffice als Standardlösung mit sehr breitem Funktionsumfang und großem Integrations-Ökosystem. Genutzt wird die Software von zehntausenden Anwendern, darunter viele mittelgroße Maklerbüros und Franchise-Systeme. Der Funktionsumfang bedeutet zugleich eine gewisse Einarbeitungszeit, die onOffice mit Schulungen, Webinaren und einer eigenen Academy adressiert.

Optima-CRM ist eine umfassende Immobilien-CRM-Plattform der OptimaSys Group mit Sitz in Marbella (Spanien), die international vermarktet wird und auch in deutscher Sprache verfügbar ist. Die cloudbasierte Lösung deckt deutlich mehr ab als klassisches Kontaktmanagement: Sie verbindet CRM, Objektverwaltung, MLS, Website-Erstellung und betriebswirtschaftliche Funktionen wie Rechnungsstellung in einem System und geht damit in Richtung einer ERP-artigen Komplettlösung für Maklerunternehmen.

Die Plattform verwaltet alle Objektarten – Wohnen, Gewerbe, Industrie, Grundstücke bis hin zu Booten und Liegeplätzen – und unterstützt neben dem Verkauf auch sämtliche Vermietungsformen, inklusive eines eigenen Ferienvermietungsmoduls mit Buchungs-, Reinigungs- und Wartungsverwaltung. Elf Sprachen, eine WhatsApp-Business-Integration, KI-gestützte Textgenerierung für Objekttitel und -beschreibungen sowie Workflow-Automatisierung mit Aktivitätssequenzen gehören zum Standardumfang.

Für größere Organisationen interessant sind das private und öffentliche MLS mit steuerbaren Freigaben, die Multi-Office- und Franchise-Fähigkeiten mit bürobezogenen Zugriffsrechten sowie Echtzeit-Reporting und Rechnungsverwaltung über mehrere Standorte hinweg. Der Anbieter hat nach eigenen Angaben über 500 individuelle Makler-Websites umgesetzt, die eng mit dem CRM verzahnt sind.

Das Preismodell ist auf Teams ausgelegt: Lizenzen beginnen bei 856,80 € pro Jahr und Lizenz bei einer Mindestabnahme von zwei Lizenzen; ein Block mit bis zu fünf Nutzern startet bei 2.772 € pro Jahr. Alle Module sind im Preis enthalten, ebenso Datenübernahme und Schulung; Einrichtungskosten fallen laut Anbieter nicht an. Optima-CRM richtet sich vor allem an größere Maklerbüros, Multi-Office-Strukturen und international arbeitende Agenturen – im deutschen Markt ist der Anbieter allerdings weniger verbreitet als heimische Lösungen.